Câu chuyện Chuyển đổi số:
Khi người hiểu nghiệp vụ và đội kỹ thuật cùng bắt tay tạo ra công cụ "đúng nhu cầu"
Chuyển đổi số không chỉ là xây một phần mềm mới. Điều khó hơn là làm sao để công cụ đó thực sự giải quyết được "nỗi đau" của người sử dụng. Và dự án số hóa quy trình của Sales Admin (SA) vừa chính thức đi vào vận hành là một ví dụ rất điển hình.
Trước đây, việc quản lý thông tin khách hàng và dịch vụ của SA chủ yếu dựa trên nhiều file Excel, Google Drive và các nguồn dữ liệu rời rạc. Việc tìm kiếm, cập nhật hay đối chiếu thông tin vừa mất thời gian, vừa tiềm ẩn nguy cơ sai sót. Xuất phát từ chính những khó khăn đó, đội ngũ SA đã chủ động đề xuất bài toán nghiệp vụ, đồng hành cùng đội Tech ngay từ những ngày đầu để từng bước xây dựng nền tảng mới. Từ việc mô tả quy trình, review demo, góp ý tính năng đến kiểm thử thực tế, hai bên liên tục phối hợp để công cụ được hoàn thiện theo đúng nhu cầu vận hành.
Đây cũng là điều thú vị của các dự án chuyển đổi số: Tech không thể "đóng cửa viết phần mềm", còn các phòng ban nghiệp vụ cũng không thể chỉ đưa yêu cầu rồi chờ sản phẩm hoàn thiện. Chỉ khi hai bên cùng đồng hành xuyên suốt, công cụ mới thật sự đi vào thực tế và tạo ra giá trị.
Với vai trò chỉ đạo và trực tiếp tham gia dự án, CTO Châu.NL chia sẻ:
"Một trong những khó khăn và bài học lớn nhất của các dự án chuyển đổi số là: Tech có thể làm ra rất nhiều công cụ, nhưng công cụ có thực sự hữu ích hay không lại phụ thuộc rất nhiều vào sự đồng hành của chính các phòng ban nghiệp vụ. Trước đây, nhiều dự án chưa đạt kỳ vọng cũng vì thiếu sự phối hợp này. Với dự án của Sales Admin, team SA đã tham gia ngay từ những ngày đầu, cùng góp ý, review, hoàn thiện từng tính năng thay vì chỉ chờ nhận sản phẩm khi hoàn tất. Chính cách làm 'cùng xây, cùng làm chủ' đó đã giúp công cụ bám sát thực tế hơn và cũng là mô hình mà chúng tôi kỳ vọng sẽ được nhân rộng cho các dự án chuyển đổi số tiếp theo tại NetNam."
Sau quá trình phát triển, team SA-SGN đã chính thức sử dụng hệ thống mới và team SA-HAN dự kiến cũng sẽ bắt đầu go-live trong thời gian tới. Công cụ được kỳ vọng sẽ giúp số hóa toàn bộ nghiệp vụ quản lý hợp đồng, khách hàng và dịch vụ; tăng tính bảo mật, dễ dàng tra cứu dữ liệu và cung cấp các dashboard báo cáo trực quan, qua đó tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý và nguồn lực cho đội ngũ.
Đặc biệt, đây mới chỉ là bước khởi đầu. SA là đơn vị đầu tiên triển khai, và nếu mô hình vận hành hiệu quả, nền tảng sẽ tiếp tục được mở rộng tới các bộ phận khác như CC, NOC, Kế toán - Tài chính...
Đang tải bình luận...